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Vamos entender a gestão ágil de projetos

Qualquer projeto tem a sua metodologia de gestão, e tradicionalmente é aplicada a chamada metodologia WaterFall, caracterizada pelos seus requisitos detalhados e pouca volatilidade.

Mas com todos os desafios inerentes a esta metodologia tradicional, é recomendável recorrer a novas opções. Entre elas está a gestão ágil de projetos, que é caracterizada pela sua definição de requisitos a cada iteração, permitindo assim mudanças enquanto valoriza a comunicação.

Este método permite reduzir o tempo de desenvolvimento (conclusão de projeto), enquanto diminui a margem de erro e permite aos gestores terem constantemente um produto palpável e funcional.

Como funciona a gestão ágil de projetos?

O objetivo principal da gestão ágil de projetos é a economia de tempo na realização de várias tarefas, aplica uma abordagem ágil e o objetivo é existir um desenvolvimento contínuo até ao resultado final.

A metodologia é baseada no Manifesto para o desenvolvimento ágil de software, e as suas principais características são:

Interatividade

Indivíduos e interações mais do que processos e ferramentas

É claro no manifesto que a metodologia deve ser aplicada em torno do envolvimento e do comprometimento das pessoas. Além de estabelecer a ligação com os processos, destaca o valor humano inerente aos trabalhadores.

É importante que as pessoas estejam felizes, em uníssono, e a trabalhar para o mesmo objetivo. É este detalhe que gera uma grande interatividade comum. Otimizar a equipa e o seu trabalho de uma forma consistente tem como consequência melhores trabalhadores e um melhor trabalho. É fundamental que o cliente faça parte desta abordagem interativa, garantido que as suas expectativas (que por norma são voláteis) sejam constantemente atendidas.

Iteratividade

Iteratividade é o processo que se repete diversas vezes para se chegar a um resultado, é assim que funciona a gestão ágil de projetos. Com entregas incrementais, em períodos de tempo (chamadas de timebox) previamente definidos, garante assim que o cliente e os responsáveis acompanhem todo o processo, enquanto dão feedback e sugestões de melhoria ao longo deste, ao contrário do sistema tradicional onde a avaliação dos elementos externos existe apenas após a entrega/ resultado final.

Flexibilidade

Na gestão tradicional de projetos, existe um plano delineado à priori e é seguido até ao resultado final. As consequências são comuns: prazos falhados, noites de trabalho recheadas de horas extra e rigidez na sua gestão.

Responder à mudança mais do que seguir um plano

Com uma gestão ágil de projeto a flexibilidade é a palavra de ordem, as empresas e equipas estão preparadas para qualquer imprevisto que surja e adapta-se rapidamente a qualquer mudança que seja exigida. Para tal, este método investe na preparação e torna-a a parte mais relevante do projeto, de forma a combater qualquer transformação ou incremento urgente.

Transparência

O objetivo passa sempre por uma transparência total entre todas as partes inerentes ao projeto, só desta forma a equipa pode ter sucesso na execução e o cliente ficar plenamente satisfeito.

É óbvio que a transparência é um ponto importante em qualquer metodologia, mas é a gestão ágil de projetos que amplia a sua importância.

É graças a vários artefactos (eventos e reuniões) obrigatórios por esta metodologia que os elementos das equipas comunicam entre si. O objetivo é sempre garantir o máximo de entendimento sobre o que foi feito e o que está para fazer. O cliente é também incluído em várias partes destes processos para que acompanhe e discuta com a equipa durante as diferentes etapas do processo.

Como posso aplicar esta metodologia de gestão na minha empresa?

Uma mudança de paradigma dentro de uma empresa é um processo complexo, que pode ser engatilhado pelo topo ou pela base da hierarquia da empresa. A adoção de uma gestão ágil de projetos requere que todos os elementos estejam com uma mentalidade aberta e preparados para dar o salto.

O planeamento da adoção da metodologia é o primeiro passo, estabelecer responsáveis, objetivos e expectativas e documentar tudo de forma a facilitar uma consulta posterior. Esta é a forma de avaliar o sucesso da implementação e de trazer uma maior segurança à aplicação da metodologia.

 

É também necessário que haja um grande foco na maximização da comunicação dentro da equipa, e entre equipa e cliente. Desta forma é possível melhorar a integração assim como a qualidade das entregas.

É fundamental que a empresa esteja em uníssono e que exista uma simbiose comunicativa entre todos os elementos, é a formula para o sucesso, desta forma aumentamos a qualidade e garantimos todos os requisitos de todas as partes envolvidas.

Ofereça formação aos elementos da sua empresa

As grandes mudanças requerem grande vontade, mas os profissionais não nascem ensinados. Para transpor esta barreira é fulcral que os colaboradores assistam a formações sobre gestão ágil de projetos.

A formação explora a metodologia escolhida, apresenta os conceitos e realiza uma capacitação sobre o tema. Tudo isto são ações fundamentais para o sucesso da transformação ágil.

As formações costumam ter uma elevada componente prática que melhora a consolidação de conceitos, é através deste ganho de conhecimento que a sua empresa ficará preparada para executar todas as tarefas segundo a metodologia.

Quais os benefícios de uma gestão ágil de projeto?

A gestão ágil de projetos é extremamente positiva, tanto para o projeto, como para o cliente e para os profissionais envolvidos. Impactar o seu negócio e reconhecer os benefícios pode ser um motivador para uma transformação acelerada.

Com os métodos ágeis é possível acompanhar todo o projeto de uma forma mais ampla graças às entregas incrementais, isto traduz-se numa maior qualidade já que os problemas e desafios são identificados e resolvidos com maior facilidade.

Responder à mudança mais do que seguir um plano

Esta metodologia também tem como vantagem em destaque a diminuição de riscos. A segurança do projeto é valiosa e uma gestão ágil permite uma maior gestão do risco financeiro, de mobilização e de experiência de cliente.

Com um maior controle, há menos probabilidades de que o projeto fuja do previsto.  Existe uma adaptação às mudanças e às diferentes necessidades, por consequência o projeto é dinâmico com o objetivo de oferecer os resultados esperados. Estas características também fazem do processo mais rápido. No final de contas, o desenvolvimento é iterativo e incremental.

A gestão ágil oferece entregas incrementais e comunicação robusta, este ganho traduz-se numa maior satisfação do cliente, que enquanto dono do processo conseguirá ver uma entrega constante que vai diretamente de acordo com as suas exigências.

Não são só estes os pontos que ampliam a satisfação do cliente, os projetos caracterizados por esta metodologia também acabam por ter menores custos, já que correções dificilmente serão exigidas e a maior adaptabilidade evita gastos desnecessários.

Tudo isto faz com que uma gestão ágil do projeto atue para aumentar o valor agregado, tanto do projeto como do seu negócio. O conceito tem como objetivo máximo a integração e maximização da qualidade para o cliente. Após os primeiros resultados, com certeza que o seu objetivo será escalar a agilidade por toda a sua empresa.

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